QRmaint aiuta nella gestione delle proprietà

La società FriendHouse Apartments di Cracovia ha recentemente implementato e già elogia l’applicazione QRmaint. – Risparmiamo tempo e denaro, perché la gestione delle riparazioni dei guasti e delle piccole ristrutturazioni è ora molto più efficiente e rapida – afferma Paweł Migacz, direttore generale dell’azienda.

Noleggio a breve termine di appartamenti – una sfida nella gestione

La società FriendHouse Apartments di Cracovia opera da cinque anni ed è oggi una delle più grandi aziende in Polonia nel settore del noleggio a breve termine di appartamenti. Ha iniziato con la locazione di una dozzina di appartamenti, ma ora ne ha più di 100 e punta a raddoppiare questo numero entro la fine del 2020. Con un numero così elevato di unità immobiliari, distribuite in tutta la città, la gestione delle ristrutturazioni e la pronta risoluzione dei guasti causati dall’uso diventano sfide enormi. Si tratta del comfort degli utenti e dell’immagine professionale del proprietario.

– Quando abbiamo cento appartamenti, in cui quasi ogni giorno vive qualcun altro, dozzine di guasti sono all’ordine del giorno. Non possiamo permetterci di far aspettare gli ospiti per la riparazione di un rubinetto o di un interruttore della luce in bagno, quindi l’organizzazione del lavoro dei nostri conservatori è una questione chiave – afferma Paweł Migacz, direttore generale di FriendHouse Apartments.

Pertanto, l’azienda ha recentemente deciso di implementare un’applicazione professionale che ha un impatto decisivo sul risparmio di tempo di tutti i dipendenti e sulla gestione del loro lavoro per garantire la preparazione più efficiente possibile delle unità immobiliari per il noleggio.

– L’implementazione dell’applicazione QRmaint si è rivelata la soluzione al problema più grande, ovvero la riparazione in corso dei danni. Il prossimo passo sarà utilizzarla per supportare il lavoro dei manager responsabili della pulizia degli appartamenti, ad esempio. Stiamo anche testando l’applicazione per la comunicazione con gli ospiti. In uno degli edifici in cui affittiamo gli appartamenti, gli ospiti possono segnalare i guasti o qualsiasi cosa li preoccupi usando i codici QR – afferma Paweł Migacz.

I conservatori possono “prendere fiato”

Grazie all’implementazione di QRmaint, i conservatori dell’azienda sanno già lunedì mattina cosa devono fare nei giorni successivi, e le questioni urgenti appaiono costantemente sui loro account individuali nell’applicazione, che gestiscono direttamente dai loro smartphone. Ogni compito ha uno stato assegnato – lavoro in corso o completato, il che consente all’amministrazione dell’azienda di sapere in quale fase si trova la riparazione dei guasti, che il lavoro è in corso e di avere un’idea del tempo approssimativo in cui verrà completato. Se la riparazione non è completata, è noto per quale motivo, poiché il conservatore inserisce tale informazione nel sistema – ad esempio, il muro è stato intonacato e deve asciugare prima della pittura.

Grazie a QRmaint, anche la segnalazione dei guasti è diventata così semplice che può essere fatta da qualsiasi dipendente, ad esempio dalle addette alle pulizie, che di solito sono le prime a scoprire che qualcosa è rotto o danneggiato in un determinato appartamento. Ogni unità immobiliare può essere descritta dettagliatamente nell’applicazione. Mobili, apparecchi da cucina, illuminazione – tutto ciò che può rompersi (qualsiasi bollitore, lampada, sedia) – riceve il suo codice QR univoco. Se qualcuno nota un problema, basta scansionare il codice con uno smartphone e il guasto è già segnalato per la riparazione. Il tecnico può pianificare la sua visita e la riparazione. Inoltre, grazie al sistema, ogni dipendente, che si tratti di un tecnico o di una donna delle pulizie, sa quale lavoro deve svolgere in un determinato appartamento. È segnato e descritto nell’applicazione. In questo modo, ogni unità immobiliare è “presidiata” individualmente.

Gli ospiti degli appartamenti non sempre si comportano in modo appropriato. Di tanto in tanto, causano danni deliberati, talvolta così gravi da superare di gran lunga il costo del noleggio. Il dipendente che segnala il guasto può anche fare e inviare una foto dei danni.

– Ci è capitato di trovare appartamenti in cui qualcuno aveva rotto le gambe al tavolo, gli sportelli dei mobili erano “caduti” dai cardini o l’arredamento era stato completamente distrutto. Anche in queste situazioni, QRmaint ci è stato di grande aiuto – racconta Maciej Kaszuba, responsabile tecnico di FriendHouse Apartments. Le foto mostrano immediatamente la situazione effettiva, si sa cosa deve essere riparato e quali attrezzi utilizzare. È anche possibile iniziare immediatamente a cercare gli ex inquilini per chiedere loro un risarcimento per i danni.

Il tempo è denaro

Grazie all’applicazione, tutti risparmiano anche tempo, poiché non è più necessario chiamare e segnalare i guasti alla reception, e il dipartimento tecnico può coordinare il proprio lavoro autonomamente. Inoltre, la segnalazione indipendente dei guasti da parte delle addette alle pulizie alleggerisce notevolmente il lavoro della reception.

– In passato, poteva capitare che in pochi minuti ricevessimo diverse dozzine di e-mail da parte degli inquilini, a cui dovevamo rispondere, quindi organizzare la visita del tecnico e spesso fornire loro il materiale necessario per il suo lavoro. Gli operai perdevano tempo per gli spostamenti, poiché non era facile coordinare le riparazioni in diverse parti della città. La comunicazione avveniva telefonicamente, c’erano sempre cose da concordare e spesso le addette alle pulizie non riuscivano a descrivere bene i guasti, e talvolta gli operai si recavano sul posto senza il materiale necessario. Tutto durava il doppio del tempo – afferma Paweł Migacz. – Oggi è tutto passato. Il comfort del nostro lavoro è aumentato notevolmente.

Tutti i membri del team hanno accesso all’applicazione, per un totale di circa 30 persone: il dipartimento tecnico, le addette alle pulizie, la reception e il direttore dell’azienda, che può anche aggiungere i suoi commenti nell’applicazione. La facilità di accesso, l’interfaccia intuitiva e la semplicità nella segnalazione dei guasti diventano fondamentali, specialmente quando molti dipendenti dell’azienda hanno più di 50 anni o non parlano bene il polacco. Anche le donne che sono russe o ucraine di nascita possono segnalare un guasto utilizzando l’applicazione, basta che scansionino il codice e scattino una foto.

– Il fatto che il sistema sia intuitivo è dimostrato dal fatto che la formazione dura circa mezz’ora. Il signor Mieczysław, il nostro conservatore di 71 anni, ha imparato a usare l’applicazione QRmaint in due giorni! – aggiunge Maciej Kaszuba.

Nessun ritorno al vecchio sistema

Il direttore generale di FriendHouse Apartments aggiunge che non vorrebbe tornare al sistema che usava in precedenza.

– Usavamo fogli in un foglio di calcolo di Google, il che con una dozzina di utenti, che non avevano esperienza quotidiana con il computer, portava a molti errori nell’inserimento dei dati. Ci occupavamo anche quotidianamente dell’aggiornamento dei dati e dell’orario di lavoro, il che creava molti fogli di calcolo inutili. E la cosa peggiore era che il file impiegava molto tempo per caricarsi. Perdevamo tempo e denaro – afferma Paweł Migacz.

Oggi la realtà dell’azienda è completamente diversa. La semplicità dell’applicazione offre alla dirigenza dell’azienda la tranquillità che il dipendente si sbrigherà e saprà cosa fare – fino al calendario, in cui è programmato il turno, bastano due clic. Grazie all’uso dei grafici, il personale della reception non deve chiamare e chiedere alle addette alle pulizie se una determinata stanza è pronta per l’arrivo di nuovi ospiti. Ora basta dare un’occhiata all’applicazione.

Sfide per il team di QRmaint

È proprio la collaborazione con il cliente che ha esigenze specifiche che ci consente di adattare il funzionamento dell’applicazione in modo individuale alle esigenze, il più possibile. In collaborazione con Friendhouse Apartments, la sfida era se il sistema sarebbe stato efficace con i cambiamenti e gli aggiornamenti giornalieri legati al noleggio a breve termine. Si è rivelato molto positivo e ora sappiamo che il sistema funziona bene nell’industria alberghiera e nel noleggio di proprietà immobiliari – conclude Daniel Kiełbowicz, Key Account Manager di QRmaint

Stiamo continuamente lavorando allo sviluppo dell’applicazione QRmaint per soddisfare le esigenze dei nostri clienti. Se hai un’idea su come utilizzare il nostro sistema CMMS e non hai trovato una funzione del genere, scrivici a: contact@qrmaint.com