10 domande a…

Arkadiusza Tetloch e Bartosza Jankowskiego – Responsabili della Sezione Manutenzione e Innovazione presso Sohbi Craft Poland Sp. z o.o.

A cosa serve il sistema QRmaint nella vostra azienda?

AT: Utilizziamo il sistema QRmaint principalmente per gestire le numerose attività che svolgiamo, che ammontano a centinaia ogni mese. Per gestire efficacemente le attività legate alle ispezioni o alle nuove operazioni, avevamo bisogno di un software che ci aiutasse a tenere traccia di tutto e a raccogliere dati sulle attività in corso.

Qual è il principale vantaggio dell’implementazione di QRmaint?

AT: La cosa più importante è che i miei dipendenti sanno quanti compiti devono svolgere e quali sono le priorità. I tecnici hanno accesso in tempo reale ai compiti. In pratica, abbiamo eliminato del tutto situazioni in cui certi compiti venivano trascurati o “dimenticati” da tutto il dipartimento che gestisco.

Quali funzionalità del sistema utilizzate più frequentemente?

AT: Utilizziamo principalmente il magazzino dei pezzi di ricambio per le macchine. Registriamo l’uso dei pezzi nei compiti e il sistema monitora i livelli minimi per evitare situazioni in cui abbiamo un guasto e non disponiamo dei pezzi necessari per la riparazione di una determinata macchina. Nel magazzino teniamo traccia anche dei materiali con cui miglioriamo le macchine o costruiamo postazioni di lavoro. In questo caso, non possiamo permettere che ci manchi il materiale quando abbiamo un’idea per un miglioramento, altrimenti dovremmo aspettare giorni per la consegna.

Un’altra funzionalità importante sono le attività periodiche: attualmente non dobbiamo ricordare di effettuare un’ispezione di un’apparecchiatura ogni due giorni, ogni settimana o ogni mese. Utilizziamo le attività periodiche anche per pianificare incontri regolari del team, utilizzando il calendario integrato.

BJ: Per me, la pianificazione delle ispezioni è fondamentale – il sistema genera automaticamente le attività in determinati intervalli di tempo.

AT: Il capo non deve essere in ufficio e il lavoro verrà comunque svolto! 😉

Cosa c’è di innovativo nel sistema QRmaint?

AT: Abbiamo molte funzionalità in un’unica applicazione: oltre a completare i compiti, possiamo monitorare lo stato di avanzamento, i progressi e aggiungere gli elementi utilizzati durante l’esecuzione del compito, il sistema aggiorna automaticamente il magazzino. Abbiamo anche informazioni sui tempi di inattività delle macchine, il tutto in un’unica applicazione!

Un’altra innovazione è la disponibilità dell’applicazione su computer desktop, tablet e smartphone. Fondamentalmente, abbiamo accesso al sistema ovunque ci sia una connessione Internet.

Perché avete scelto il sistema QRmaint invece di altre soluzioni?

AT: Ho testato altre soluzioni, ma la maggior parte di esse era progettata per scopi specifici, ad esempio, consentivano solo la supervisione di attività o progetti, mentre un altro sistema si occupava solo della gestione del magazzino. Era difficile trovare un software che gestisse un parco macchine.

BJ: Anch’io ho esaminato altri sistemi CMMS, ma la maggior parte del software disponibile sul mercato richiedeva l’acquisto di un modulo molto ampio che supportava la produzione e molti altri dipartimenti e, in qualche modo, forniva anche il supporto alla manutenzione.

Quanto tempo ha richiesto l’implementazione di QRmaint?

BJ: In realtà non abbiamo ancora finito 🙂

Quanto tempo è passato dal momento in cui avete iniziato a inserire i dati fino all’inizio dell’effettivo utilizzo del sistema?

BJ: Nel nostro caso, abbiamo iniziato a lavorare circa una settimana dopo l’inizio dell’implementazione. Inizialmente, dovevamo aggiungere gli asset in modo da poterli assegnare alle attività. Attualmente, stiamo lavorando per completare i dati relativi al magazzino dei pezzi di ricambio. La sfida più grande è raccogliere dati sugli asset, ovvero fornire i dati di input.

AT: Il programma stesso è così intuitivo che basta mostrarlo a qualcuno una volta e non avrà problemi. Naturalmente, quanto più chiediamo ai tecnici, ad esempio, di aggiungere un asset o dei pezzi di ricambio a un compito, più il processo di formazione si prolunga, ma comunque va molto veloce.

BJ: La segnalazione dei guasti è molto semplice, non ci sono problemi, gli operatori possono inserire i guasti nel sistema senza alcun problema, e i miei tecnici incaricati di eseguire i compiti si gestiscono molto bene. L’applicazione è molto intuitiva!

Come avete convinto i dipendenti a utilizzare il sistema?

BJ: All’inizio abbiamo avuto difficoltà a convincere le persone a segnalare i guasti, ma chi doveva eseguire i compiti non ha avuto problemi ad usare il sistema.

AT: I dipendenti hanno notato che se vogliono che una segnalazione venga gestita rapidamente, è molto meglio segnalarla tramite l’applicazione anziché inviare una e-mail. Per leggere una e-mail, il destinatario deve essere al computer, e se per qualche motivo non è presente, la segnalazione non verrà elaborata. Con l’applicazione, ricevo una notifica di una nuova segnalazione e posso assegnarla a una persona in qualsiasi momento, ad esempio mentre sono in una riunione. Il tecnico riceve una notifica e può reagire immediatamente al problema segnalato.

Quali altre soluzioni utilizzavate in precedenza?

BJ: In precedenza ci affidavamo alle e-mail e ai telefoni, senza tenere traccia delle attività.

AT: Non mi piace scrivere su quaderni o foglietti adesivi, quindi tenevo un registro delle attività in Excel. Dovevo farlo perché c’erano così tante attività che sarebbe stato impossibile ricordarle tutte. Tuttavia, il problema era che le attività registrate erano solo sul mio computer. Questo significava che dovevo inviare il file al team o stampare il foglio e appenderlo alla bacheca. I dipendenti non sapevano cosa dovevano fare fino a quando non ricevevano il file da me.

BJ: Oggi, ad esempio, il mio capo mi ha chiesto un rapporto sul numero di attività assegnate e chiuse. Con il sistema, ho generato rapidamente un rapporto con questi dati. In precedenza dovevamo conteggiare le attività in Excel e ciò richiedeva molto più tempo.

Come valutate la collaborazione e il supporto forniti da QRmaint?

AT: Il contatto con il dipartimento IT di QRmaint è molto semplice. Le attività che segnaliamo vengono completate in tempi diversi, ma capisco che lo sviluppo del software richiede tempo. Tuttavia, i tempi che QRmaint propone sono molto ragionevoli e possiamo aspettare un po’ per ottenere una soluzione. Dall’implementazione, non ci sono state interruzioni dell’applicazione, quindi non so come sarebbe il supporto in caso di guasti…