Implementazione di QRmaint in Komfort Serwis – azienda specializzata nella manutenzione tecnica degli immobili

Dal calendario cartaceo a QRmaint – come funziona in un’azienda di manutenzione immobiliare

<em”Otto anni fa, nel 2011, pochi pensavano all’uso di strumenti moderni per pianificare il lavoro di manutenzione tecnica degli edifici. Regnava la matita e il pezzo di carta.” – inizia la sua storia il signor Jacek. “All’inizio usavamo un calendario cartaceo in cui annotavamo il piano giornaliero. Quando dovevamo fissare un appuntamento con un cliente, io, stando dal cliente con cui avevamo concordato la sostituzione di un rubinetto o altri lavori nell’appartamento, chiamavo Tomasz (Tomasz Nyc, proprietario dell’azienda), e lui sfogliava il calendario cartaceo e cercavamo di trovare una data libera per svolgere il lavoro. Non era un compito facile!” – ricorda Jacek Turkowski dei suoi primi passi in Komfort Serwis. I problemi che si verificavano allora ritardavano l’esecuzione degli ordini. Lo scambio di informazioni avveniva principalmente tramite telefono cellulare, tra il committente, l’azienda di manutenzione e i tecnici che eseguivano gli ordini. Si verificavano molti errori o addirittura la mancata esecuzione di alcuni ordini, perché “qualcuno dimenticava o non trasmetteva informazioni chiave sull’ordine”. Dall’esperienza sappiamo che questa organizzazione funziona bene per piccole strutture, ma con la crescita dell’azienda diventa sempre più difficile mantenere la qualità e la professionalità del servizio. E, come tutti sappiamo, le aziende ambiziose crescono ogni anno e acquisiscono nuovi clienti! Quindi, come garantirsi una maggiore tranquillità e mantenere la qualità?

Come sostituire la documentazione cartacea con un sistema IT?

Jacek insieme al proprietario di Komfort Serwis, Tomasz Nyc, stavano cercando soluzioni che potessero tenere il passo con la loro rapida espansione nel mercato della manutenzione tecnica degli edifici di Varsavia.

“Abbiamo introdotto con Tomasz il calendario di Google e un foglio Excel. Nel foglio Excel inserivamo tutti i lavori ciclici e nel calendario di Google tenevamo un registro dei lavori non pianificati e degli eventuali incontri durante il lavoro”.

Questo rappresentava un notevole miglioramento nella comunicazione e consentiva di trovare più velocemente e facilmente date per i lavori non precedentemente pianificati. Non era più necessario chiamare il cliente dal luogo di lavoro per stabilire quando era possibile eseguire un determinato lavoro. Tuttavia, questa soluzione ha aiutato solo in un’area: la comunicazione tra i tecnici e l’azienda centrale. Non è stata ancora trovata una modalità efficace per comunicare all’esterno dell’azienda: con gli amministratori delle proprietà per segnalare i lavori effettuati. Inoltre, l’azienda continuava a utilizzare documenti cartacei.

“Avevamo problemi non solo con la pianificazione, ma anche con la raccolta degli ordini cartacei dai dipendenti – continuava Jacek Turkowski. “Ogni tanto qualcosa spariva, i dipendenti non compilavano tutti gli ordini su carta.”.

Test di Nozby e Trello nella manutenzione tecnica degli edifici

Le ricerche sono continuate – è stato deciso di implementare il sistema Trello per lavorare con gli amministratori e il sistema Nozby per lavorare con i tecnici. Tuttavia, c’era un problema con l’integrazione di questi sistemi: gli amministratori segnalavano i guasti su Trello e il signor Jacek riscriveva queste richieste su Nozby.

“L’amministratore segnalava il problema su Trello e io riscrivevo l’ordine su Nozby per i tecnici. Il problema con Nozby era che potevi solo assegnare compiti, ma non avevo informazioni sulla loro esecuzione. Scrivevo, ad esempio, in Nozby: ‘Fai l’ispezione delle porte oggi’, ma il tecnico poteva solo commentare su quel compito. Dovevo chiedere ai tecnici se avevano eseguito un determinato compito e dovevo chiudere io stesso l’ordine. Dopo la chiusura dell’ordine in Nozby, completavo la segnalazione su Trello in modo che l’amministratore potesse vederla.”.

I test sono durati diverse settimane, ma non hanno prodotto il risultato desiderato. Le ricerche sono continuate…

QRmaint si adatta alla manutenzione tecnica degli edifici?

Nel maggio 2018, il signor Jacek ha iniziato a testare la nostra applicazione QRmaint per vedere se il sistema QRmaint sarebbe stato adatto alla manutenzione tecnica degli edifici.

Inizialmente aveva scartato l’idea di implementare il sistema in Komfort Serwis, concentrandosi su soluzioni gratuite. Tuttavia, è tornato al sistema, che in gran parte soddisfaceva le sue aspettative a un prezzo ragionevole, e ha deciso di implementarlo a pagamento per alcuni tecnici.

L’impegno del signor Jacek nello sviluppo del sistema è stato molto importante per noi: abbiamo collaborato per definire le necessità funzionali per adattare il sistema alla gestione tecnica delle proprietà. Abbiamo introdotto, tra le altre cose, chiari programmi di lavoro ciclici suddivisi per tecnico e una modalità speciale per l’utente gratuito – l’amministratore della posizione, che consentiva di segnalare i guasti e visualizzarne l’esecuzione da parte degli amministratori delle proprietà.

Tempo per implementare QRmaint!

L’implementazione stessa è stata abbastanza agevole, anche se, come ricorda il signor Jacek, c’è stato molto lavoro:

“Per aggiungere una proprietà a QRmaint e farlo bene, è necessario fare molto lavoro. È necessario andare in tutto l’edificio, identificare l’attrezzatura e pianificare la portata dei lavori da eseguire. Inizialmente, annotavamo ogni lampada in ogni corridoio, ma richiedeva troppo tempo. (…) Attualmente abbiamo definizioni generali, ad esempio ‘lampade e sensori nel corridoio’, ‘lampade e sensori nel garage’ o ‘illuminazione esterna’. Ora, quando viene eseguita l’ispezione di questa attrezzatura, segno semplicemente questi beni e il tecnico sa cosa fare.”.

L’implementazione stessa dura ancora oggi, poiché Komfort Serwis sta ottenendo sempre più clienti! Oggi è fatto molto più velocemente rispetto alla prima volta. L’implementazione di un nuovo edificio nel sistema con la registrazione dei vari elementi dell’attrezzatura e la pianificazione dei lavori ciclici sull’immobile dura fino a due settimane. Tuttavia, dopo un periodo di duro lavoro, tutti gli ordini, la storia dei lavori e la contabilità dei costi della manutenzione tecnica sono gestiti dal sistema QRmaint, che è disponibile ovunque ci sia accesso a Internet.

Quali vantaggi ha portato l’implementazione di QRmaint in Komfort Serwis?

Uno dei principali obiettivi dell’implementazione era l’eliminazione degli ordini cartacei e dei rapporti. In QRmaint, tutti gli ordini di lavoro (pianificati o segnalati dagli amministratori) si trovano nell’elenco dei compiti assegnati a una determinata posizione. In Komfort Serwis, i tecnici che eseguono gli ordini compilano le liste di controllo o inseriscono i costi relativi all’esecuzione delle segnalazioni. Grazie a questo, gli amministratori hanno accesso online a ciascun ordine di lavoro e possono monitorare le attività in corso sulla proprietà 24 ore al giorno.

Un altro importante aspetto era l’aumento del controllo sull’andamento dei lavori e sui tecnici che li eseguono. “Quando assegno un compito a un tecnico, posso verificare se il compito è stato eseguito e entro quale termine. Se qualcosa non viene eseguito entro il termine previsto, lo vedo subito nel sistema come compito scaduto”, dichiara il signor Jacek.

Sono stati anche risolti i problemi di comunicazione sia tra l’azienda centrale e i tecnici, sia tra l’azienda centrale e i clienti, ovvero gli amministratori o gli stessi residenti. Nel primo caso, “utilizzando l’app, un tecnico che è in campo sa subito che ha un nuovo compito. Anche io ricevo informazioni dai tecnici più velocemente – ad esempio, un tecnico ha segnalato un compito, dicendo che in un determinato appartamento c’è una macchia. Fa un sopralluogo e, tramite il sistema di commenti al compito, segnala la situazione, i potenziali costi per la rimozione del guasto – e io posso comunicarlo immediatamente all’amministratore”. Inoltre, sia gli amministratori che gli stessi residenti possono segnalare guasti nell’immobile tramite il sistema QRmaint e l’informazione arriva subito al signor Jacek, che può assegnare rapidamente un tecnico in base alla sua attuale programmazione del lavoro disponibile su QRmaint.

Si è notevolmente ridotto il tempo per risolvere i guasti e rapportarli all’amministrazione. In precedenza, l’amministratore riceveva un rapporto sui lavori eseguiti una volta al mese, ma ora riceve il rapporto subito dopo la chiusura dell’ordine da parte del tecnico. Grazie a ciò, l’amministratore delle proprietà può monitorare i costi generati dalla comunità in tempo quasi reale.

È aumentato l’impegno dei dipendenti nel compilare con precisione i rapporti di lavoro: attraverso l’app sul telefono, è possibile farlo in modo rapido e semplice.

È più facile ottenere clienti con QRmaint?

Abbandonare il modo tradizionale di comunicare informazioni sui guasti o sui lavori pianificati a favore di un moderno sistema accessibile ovunque sia disponibile Internet aumenta notevolmente la competitività dell’offerta di manutenzione tecnica degli edifici.

Molti amministratori non avevano nemmeno idea che fosse possibile semplificare la comunicazione e il flusso di informazioni sul lavoro dei tecnici. “Oggi eravamo con Tomasz a un incontro con un nuovo cliente (…) Durante l’incontro ho presentato molto brevemente le possibilità di collaborazione con QRmaint e l’amministratore delle proprietà ha aperto gli occhi allargamente, stupito e entusiasta.” Non c’è bisogno di aggiungere che la visita è stata conclusa con la firma del contratto, anche se l’offerta non era la più economica tra la concorrenza.

Komfort Serwis, migliorando la supervisione su un numero sempre crescente di tecnici e clienti, ha creato un vantaggio competitivo specifico, aggiungendo alla propria offerta un alto valore aggiunto rappresentato dalla semplificazione della comunicazione tra il cliente e l’esecutore degli ordini.

Come sta sviluppandosi QRmaint?

“Dal momento dell’implementazione di QRmaint nella nostra azienda, il programma si è sviluppato – le funzioni sono state adattate alla specificità del settore, ad esempio il programma di pianificazione, che non c’era durante l’implementazione, ora sembra un calendario di Google!” – elogia il signor Jacek.

Siamo molto felici di essere in grado di risolvere i problemi di aziende come Komfort Serwis, adattando il nostro sistema alle problematiche specifiche del settore manutenzione tecnica degli edifici.

Analizzando l’uso di QRmaint da parte di un’azienda del settore manutenzione tecnica degli edifici, continuiamo a pensare a come semplificare la gestione di questo tipo di attività e a costruire insieme vantaggi competitivi in questo settore. E finora ci riusciamo!

La raccomandazione positiva di un cliente così esigente come Komfort Serwis significa molto per noi!

Continuiamo a lavorare allo sviluppo dell’applicazione QRmaint per soddisfare le esigenze dei nostri clienti. Se hai un’idea su come utilizzare il nostro sistema CMMS e non hai trovato una funzionalità simile, scrivici a: kontakt@qrmaint.com.