Implementazione del sistema QRmaint presso l’Accademia di Educazione Fisica di Varsavia

QRmaint – funziona anche su larga scala

L’Accademia di Educazione Fisica di Varsavia (AWF) ha implementato l’applicazione QRmaint, semplificando notevolmente la gestione del personale e delle 30 proprietà dell’istituto.

L’Accademia AWF della capitale ha implementato l’applicazione QRmaint nell’aprile 2019. Dopo un anno di utilizzo, la leadership dell’istituto parla in modo inequivocabile: funziona, e funziona molto bene!

– Il sistema funziona senza intoppi. Purtroppo non utilizziamo tutte le sue funzionalità, lo utilizziamo principalmente come sistema di segnalazione dei guasti – afferma Maciej Hartfil, Cancelliere dell’AWF di Varsavia. – Il tempo di risposta dei nostri team si è chiaramente ridotto – sottolinea Hartfil.

– Ora il tempo per risolvere piccoli problemi è di un’ora o due, e inoltre li segniamo nel sistema come risolti. Le questioni meno urgenti vengono gestite in seguito. Ogni compito ha uno stato associato, quindi sappiamo in quale fase si trova una determinata segnalazione. Ulteriori informazioni, come la mancanza di attrezzature o l’indisponibilità di un dipendente a causa di malattia, costituiscono un feedback utile per tutti quando ci sono ritardi nella riparazione – afferma Waldemar Kramek, coordinatore del dipartimento tecnico dell’AWF. – Il flusso di informazioni rende sistematiche le segnalazioni e le riparazioni, e i dipendenti, sia quelli che segnalano i problemi sia i tecnici, sanno in quale fase si trova una segnalazione specifica.

Le segnalazioni di guasti sono principalmente fatte dai gestori e dagli amministratori dei singoli edifici, nonché dai responsabili dei vari dipartimenti dell’istituto: IT, amministrazione, investimenti, lavori di ristrutturazione, ma anche segretarie e sicurezza – tutti, un totale di 374 persone, hanno accesso all’applicazione QR. Tuttavia, chiunque nell’istituto, anche se non ha accesso all’applicazione, può segnalare un guasto tramite un modulo disponibile su un link speciale.

Avvio dell’implementazione

– L’inizio è stato difficile. Le persone avevano problemi a passare al nuovo sistema, a capire che non si chiama più nessuno, ma si inseriscono i dettagli nel sistema; talvolta perdevano le password dei loro account – dice Hartfil. La maggior parte dei nostri tecnici ha già una certa età e le questioni tecnologiche rappresentavano una sfida per loro, ma con il tempo si sono familiarizzati con il sistema, lo hanno apprezzato e lo stanno utilizzando. È un modello di comunicazione molto migliore rispetto alle chiamate telefoniche e alle note scritte o alla memorizzazione.

Il Cancelliere dell’AWF nota che un’opzione interessante del sistema sono i codici QR. – Se li avessimo distribuiti in tutta l’Accademia, sarebbe ancora più facile segnalare un guasto; basterebbe scansionare il codice sul posto e inviare la segnalazione – aggiunge Hartfil.

Il sistema QRmaint è costantemente aggiornato, con l’aggiunta progressiva di nuove forme di report e nuovi metodi di filtraggio. Molte di queste funzionalità vengono sviluppate su misura per gli utenti individuali.

Daniel Kiełbowicz di QRmaint sottolinea che l’AWF di Varsavia è il primo cliente nel segmento delle istituzioni pubbliche e il primo con un così grande parco immobiliare (30 edifici su 60 ettari di terreno). Il sistema CMMS di QRmaint si è dimostrato e continua a dimostrarsi eccellente, anche con un così grande numero di utenti.

– Grandi organizzazioni come le università purtroppo non hanno propri sistemi per migliorare la comunicazione. Il caso dell’AWF dimostra quanto l’applicazione QRmaint colmi questa lacuna – afferma Daniel Kiełbowicz.