Implementazione del sistema QRmaint presso l’azienda Partner

Gestione semplificata delle guasti nei negozi di alimentari grazie all’applicazione QRmaint

L’implementazione del sistema QRmaint presso l’azienda Partner, una franchising della rete Lewiatan, ha migliorato la gestione delle segnalazioni e delle riparazioni dei guasti informatici e tecnici, nonché la gestione dei rifiuti in 27 negozi del settore alimentare.

L’azienda Partner ha introdotto il sistema CMMS di QRmaint nell’ottobre 2018 per migliorare la segnalazione dei problemi, principalmente di natura tecnica e IT, e la risposta ad essi, nonché per migliorare l’organizzazione della gestione dei rifiuti. Di conseguenza, l’azienda ora gode di una gestione completamente organizzata delle situazioni di emergenza. Questa organizzazione implica principalmente la direzione delle segnalazioni ai dipendenti giusti, il ricevimento di feedback dopo la risoluzione del problema e l’accesso delle persone decisionali allo stato attuale delle segnalazioni. Con 700 dipendenti e 27 negozi situati in diverse parti della Polonia, questa sistematizzazione delle questioni legate ai guasti ha portato a enormi cambiamenti.

Il sistema QRmaint ha sostituito centinaia di e-mail che, indipendentemente dall’argomento, venivano inviate a tutti anziché alle persone giuste. In passato, quando il guasto era già stato risolto, nessuno lo sapeva davvero, perché nessuno inviava tali informazioni di feedback. Oggi abbiamo una visione dello stato attuale di ogni guasto e, cosa più importante, possiamo analizzare le azioni dei dipendenti responsabili della gestione delle segnalazioni – la produttività dei singoli reparti e la loro tempestività – afferma Mariusz Staniszewski, Direttore dell’IT presso l’azienda Partner. – Siamo molto soddisfatti, sia dell’applicazione che della collaborazione con l’azienda che l’ha sviluppata e la gestisce.

È così semplice

Nel sistema attuale di lavoro nei negozi Lewiatan creato grazie all’applicazione, lavorano squadre composte da persone che si occupano direttamente della risoluzione di un problema specifico. Queste persone ricevono anche informazioni via e-mail, a seconda delle esigenze, tramite l’applicazione sul telefono o il computer, ma solo le persone dei team specifici le ricevono.

Effettuano il login e possono iniziare a lavorare, è così semplice – dice Staniszewski.

I guasti segnalati si dividono in due principali tipologie: tecnici e IT, e sono gestiti dai reparti appropriati. Il reparto tecnico si occupa di riparare tutti i guasti che possono verificarsi nei edifici: porte, finestre, pavimenti, pareti, impianto elettrico, apparecchiature elettroniche (ad esempio, affettatrici), nonché impianti idraulici (ad esempio, rubinetti, scarichi). Il reparto IT, invece, si occupa di guasti del sistema operativo, software, computer e terminali per pagamenti.

Una sezione separata è dedicata alla gestione dei rifiuti, denominata BDO (banca dati dei rifiuti, obbligatoria per le entità che immettono sul mercato prodotti con imballaggi e producono rifiuti). Grazie al sistema QRmaint, è più facile gestire i rifiuti. Le segnalazioni provengono dai singoli negozi, e la persona responsabile della gestione di tali segnalazioni si occupa di contattare prontamente le aziende che si occupano dello smaltimento dei rifiuti (alimentari, apparecchiature usate o carta).

La gestione dei rifiuti nel settore alimentare è fondamentale, poiché è necessario monitorare le date di scadenza dei prodotti e smaltirli tempestivamente – afferma Staniszewski. – Grazie all’applicazione, non abbiamo alcun problema in merito.

Un giorno di apprendimento, sei mesi di utilizzo efficace

Contrariamente alle apparenze, in un’azienda così grande con 700 dipendenti, poche persone gestiscono l’applicazione. In ogni negozio ci sono tre persone del management che hanno accesso, oltre al presidente del consiglio di amministrazione e all’amministratore dei dati. In tutto il network, nel reparto tecnico, lavorano sette persone, che sono anche gli esecutori delle riparazioni, e anch’essi hanno accesso all’applicazione.

Grazie alla piccola quantità di personale e all’intuitività dell’applicazione, l’implementazione insieme alla configurazione ha richiesto solo un giorno lavorativo.

Il supporto tecnico è perfetto. Già durante l’implementazione abbiamo presentato richieste di alcune correzioni nell’applicazione per adattarle alle nostre esigenze e sono state prontamente eseguite – aggiunge Staniszewski. – Dal momento dell’implementazione, da oltre sei mesi, ogni nostra segnalazione viene elaborata entro 24 ore e riceviamo sempre assistenza personalizzata.

La possibilità di adattare l’applicazione alle specificità dell’azienda consente di sfruttarne appieno il potenziale. Le modifiche riguardano principalmente le impostazioni e le preferenze individuali dei singoli reparti.

Daniel Kiełbowicz, QRmaint: Ad esempio, lavorando con l’azienda Partner, abbiamo visto quanto il nostro sistema si adatti bene alle grandi reti di negozi in franchising. La chiave è stata la semplicità con cui i direttori dei negozi possono segnalare i guasti o la necessità di materiali di consumo in tempo reale, il che contribuisce direttamente alla manutenzione tecnica dei negozi.