Il gruppo MTP rivoluziona la gestione delle infrastrutture per eventi grazie alla soluzione QRmaint

Per MTP Group (Poznan International Fairs), leader mondiale nel settore fieristico e degli eventi, la ricerca dell’eccellenza va oltre la semplice organizzazione professionale degli eventi; comprende anche l’affidabilità, la sicurezza e l’efficienza della sua vasta infrastruttura. Abbandonando i metodi tradizionali e decentralizzati di manutenzione delle proprie strutture tecniche, l’azienda ha trovato una soluzione che ha trasformato le sue operazioni quotidiane.

Il Gruppo MTP è sinonimo di tradizione e modernità. Tra i più rinomati organizzatori di fiere, conferenze, concerti e grandi eventi in Europa centrale e orientale, l’azienda gestisce un vasto portafoglio di infrastrutture diversificate. Oltre al leggendario Centro Espositivo e Congressuale di Poznań (che comprende più di una dozzina di edifici e padiglioni per uffici), il gruppo include il modernizzato palazzetto dello sport e centro congressi Arena, hotel e ristoranti (tra cui il ristorante Pasodobre ), spazi per uffici in affitto e un’ampia infrastruttura pubblicitaria urbana (fermate degli autobus, cartelloni pubblicitari).

Questa considerevole diversificazione e questi processi non lineari richiedono una logistica impeccabile. Il solo reparto tecnico responsabile della distribuzione dei media impiega 23 esperti, che lavorano a stretto contatto con team specializzati in protezione antincendio e informatica. Per integrare questa vasta operazione in un insieme coerente, il Gruppo MTP si è affidato a strumenti operativi all’avanguardia, e l’implementazione del sistema QRmaint ha svolto un ruolo cruciale.

La sfida: scalabilità, diversità ed eccellenza

Prima dell’implementazione di QRmaint, il team tecnico di Grupa MTP si trovava ad affrontare difficoltà legate alla natura specifica e alla storia degli impianti gestiti. Le principali problematiche erano le seguenti:

• Ampia diversità tecnologica: l’infrastruttura si è sviluppata nel corso di diversi decenni, il che significa che sono rappresentati quasi tutti i settori degli impianti e che è necessaria la collaborazione con un gran numero di aziende di servizi esterne.
• Informazioni frammentarie: i tentativi di coordinare le attività attraverso i canali tradizionali (e-mail, supporto intranet, risorse di rete o programmi di prenotazione delle apparecchiature) non hanno fornito un quadro completo dello stato delle apparecchiature.
• Problemi di standardizzazione: mancanza di un sistema centrale in grado di ricordare in modo intelligente e automatico agli utenti date importanti, test tecnici, ispezioni degli edifici e controlli periodici degli impianti (acqua, elettricità, riscaldamento, climatizzazione, ventilazione, aria compressa).

“Volevamo finalmente liberarci da Excel, dalle nostre fonti di file esistenti, dalla documentazione frammentata e dalle comunicazioni via e-mail. I tecnici lo vedono come una semplificazione e una sistematizzazione dei processi”, ha affermato Daniel Korek, responsabile del reparto tecnico.

Soluzione: Perché QRmaint?

Grupa MTP ha iniziato la sua ricerca con semplici software di gestione delle attività. Sebbene questi facilitassero la comunicazione, non riuscivano a risolvere il problema fondamentale: gestire l’intera infrastruttura e automatizzare la manutenzione preventiva. Alla fine, la scelta è ricaduta su QRmaint, un sistema commerciale progettato specificamente per la gestione professionale delle infrastrutture.

“Per i nuovi assunti o per chi si unisce a noi, questa è una soluzione scontata: l’esistenza di un sistema di questo tipo rappresenta una soluzione moderna. Dimostra la capacità di innovazione dell’azienda e la sua attrattiva come datore di lavoro”, afferma Krzysztof Pokorski.

L’implementazione è stata suddivisa in fasi specifiche. Un passaggio fondamentale è stato la creazione di un database completo e affidabile di tutti i dispositivi e gli impianti presenti nel sistema, ponendo così le basi per gli sviluppi futuri.

“Consideriamo il tempo impiegato per l’inserimento dei dati nel database come un investimento e speriamo che in futuro si traduca in una maggiore efficienza dei processi e in un risparmio di tempo”, aggiunge il direttore delle infrastrutture di Grupa MTP.

Sebbene l’inserimento dei dati nel database richieda tempo e impegno, la direzione e il team tecnico sono già consapevoli dei vantaggi strategici e dell’enorme potenziale del sistema:

• Standardizzazione e unificazione complete: QRmaint definisce una procedura uniforme per tutti i dipendenti. Indipendentemente dal settore, dall’officina o dal tipo di attrezzatura, il flusso di lavoro è sempre lo stesso, prevenendo errori e ottimizzando l’organizzazione.
• L’identificazione tramite codice QR, che consente l’accesso immediato alla documentazione tecnica completa, alla cronologia delle riparazioni e ai protocolli di misurazione direttamente sul dispositivo, sta diventando il nuovo standard di lavoro.
• Mobilità illimitata: la possibilità di utilizzare l’applicazione su smartphone, ovunque ci si trovi e persino alla guida, offre a manager e tecnici la massima flessibilità.
• Un senso di modernità: sia per i dipendenti attuali che per i nuovi assunti, il passaggio da un foglio di calcolo a un’applicazione intuitiva è un chiaro segnale che Grupa MTP è impegnata nell’innovazione e si propone come un datore di lavoro attraente e moderno.

Voce dal fronte

“La nostra principale sfida risiedeva nella portata e nella complessità della nostra infrastruttura: gestione delle apparecchiature, riunioni, test e ispezioni. Cercavamo uno strumento in grado di trasformare questi processi, solitamente gestiti tramite fogli di calcolo Excel, in un unico database intelligente che ci ricordasse automaticamente le attività imminenti. QRmaint consente una standardizzazione completa, con conseguente migliore organizzazione e riduzione degli errori. Inoltre, ottimizza i tempi di lavoro: sappiamo sempre dove trovare le informazioni. Infine, la facile identificazione delle apparecchiature tramite codice QR e l’accesso diretto alla documentazione rappresentano vantaggi significativi. Il riscontro del team tecnico è stato estremamente positivo: considerano questo strumento una soluzione che semplifica e snellisce il loro lavoro quotidiano.” – Daniel Korek, Responsabile del Dipartimento Tecnico, Grupa MTP

Progetti futuri: i prossimi passi verso la digitalizzazione

Per Grupa MTP, l’implementazione completa di QRmaint è un processo a lungo termine, considerato un investimento redditizio con un ritorno sull’investimento garantito. Dopo aver completato la fase di sviluppo hardware (prevista per la fine dell’anno) e aver strutturato le misure preventive, l’azienda intende:

1. Integrazione di servizi esterni nel sistema: comunicazione, trasferimento di protocollo, commenti e conferma del servizio vengono effettuati direttamente tramite la piattaforma QRmaint.
2. Utilizzate le mappe interattive: le mappe interattive consentono di contrassegnare, descrivere e localizzare i guasti sulle mappe di sale e singoli impianti con un solo clic, accelerando ulteriormente i tempi di risposta.
3. Implementare un sistema di segnalazione per i gestori degli edifici: consentire a ciascun gestore di segnalare immediatamente i malfunzionamenti in corso, come guasti all’illuminazione o all’aria condizionata.
4. Estensione del sistema ad altri reparti: le esperienze positive del reparto tecnico hanno incoraggiato altri reparti dell’azienda ad adottare il sistema.

“Il vantaggio principale di questo processo risiede nella standardizzazione delle procedure. Stiamo iniziando a lavorare secondo lo stesso schema in tutti i settori. Raggiungeremo una standardizzazione completa, che si tradurrà in una maggiore organizzazione, meno errori e tempi di lavoro ottimizzati”, sottolinea Krzysztof Pokorski.

La migrazione di Grupa MTP a QRmaint illustra perfettamente come una grande azienda di eventi e servizi possa modernizzare efficacemente la propria infrastruttura tecnica. Abbandonando file e email distribuiti a favore di un’unica piattaforma cloud stabile, uno dei marchi leader nel settore fieristico polacco beneficia di completa trasparenza, controllo dei costi e della garanzia che la propria infrastruttura si adatti costantemente al ritmo del business.