Asprod: Gestione della manutenzione con CMMS QRmaint

Asprod SA, azienda leader polacca nel settore della panetteria e della pasticceria, crea con passione i suoi prodotti da forno da oltre 30 anni. Con sede a Stettino, Asprod fornisce un’ampia gamma di pane fresco e prodotti dolciari agli abitanti della Pomerania Occidentale, della Grande Polonia e di Lubuskie. L’azienda ha il suo principale stabilimento produttivo a Stettino e attualmente gestisce oltre 90 punti vendita al dettaglio. Offre colazioni e caffetterie in undici punti vendita, tre dei quali sono innovativi punti vendita drive-through, dove è possibile fare acquisti senza scendere dall’auto. Tra questi, si possono trovare caffè appena tostato, praline artigianali, cioccolatini e gelati.

Oltre ai prodotti da forno tradizionali, Asprod, a dimostrazione del suo impegno per l’innovazione, offre anche caffè tostato in casa, praline artigianali, cioccolatini e gelati. Il tutto nel rispetto delle ricette tradizionali e con ingredienti di alta qualità.

Nell’ambito della preparazione delle referenze del nostro cliente e del caso di studio, il team di QRmaint ha intervistato la Sig.ra Agnieszka Stachowicz, assistente ai sistemi di manutenzione presso Asprod. Il nostro articolo si propone di analizzare più da vicino il processo di implementazione del sistema QRmaint. Vale la pena sottolineare fin dall’inizio che l’intero progetto di implementazione del CMMS presso Asprod è supervisionato da Lech Ziółkiewicz, Responsabile del Reparto Manutenzione, che garantisce efficienza e coerenza delle attività. Vi invitiamo a leggere il nostro articolo.

Sfida: semplificare le operazioni di manutenzione

Prima di implementare QRmaint, Asprod ha dovuto affrontare sfide significative nella gestione delle operazioni di manutenzione. Molte di queste sfide erano particolarmente rilevanti per i suoi punti vendita al dettaglio ampiamente distribuiti e per il suo impianto di produzione ad alta densità produttiva. Agnieszka Stachowicz, Assistente ai Sistemi di Manutenzione di Asprod , ha identificato le principali sfide:

• Risposta ritardata ai guasti: la sfida più grande è stata la necessità di rispondere rapidamente ai guasti e agli errori delle apparecchiature, soprattutto per evitare tempi di fermo della produzione nei settori della panetteria e della pasticceria.

La sfida più grande è garantire che il traffico non venga interrotto e che ci sia una comunicazione completa tra noi, i distributori degli ordini, e i tecnici e il personale che lavora sia in produzione che negli stand.

Agnieszka Stachowicz

Assistente ai sistemi di manutenzione

• Comunicazione inefficace: la mancanza di comunicazione fluida tra chi segnalava i problemi (personale di produzione, responsabili dei negozi) e i tecnici della manutenzione causava ritardi e inefficienze.
• Segnalazione e monitoraggio manuali: le richieste di assistenza venivano inviate principalmente via email, creando un sistema frammentato e difficile da tracciare. Non esisteva un sistema unificato per la registrazione e la gestione delle attività di manutenzione, della cronologia degli interventi e dei costi associati.

Al momento, i manager ci scrivono e-mail, i dipendenti degli stand ci scrivono e io mi limito a inserirle nel sistema. Tuttavia, se avviene tramite il sistema, sarà molto più veloce, direttamente.

Agnieszka Stachowicz

Assistente ai sistemi di manutenzione

• Mancanza di informazioni centralizzate: la conservazione di documentazione come foto o fatture relative alle riparazioni comportava procedure macchinose e burocratiche inutili, che rendevano difficile riesaminare incidenti passati o analizzare problemi ricorrenti.
• Difficoltà nel tracciamento dei costi: senza un sistema dedicato, monitorare e controllare efficacemente i costi di manutenzione era una sfida. I dipendenti dovevano spesso affidarsi al tracciamento manuale su fogli di calcolo esterni.

Queste sfide sono state aggravate dalla varietà di apparecchiature che necessitano di manutenzione, dai forni industriali e banchi refrigerati ai sistemi di condizionamento dell’aria e alle infrastrutture generali. Il team di manutenzione di Asproda è composto da dieci persone: tre nei punti vendita esterni e sette nello stabilimento principale.

Soluzione: implementare QRmaint

Asprod ha scelto QRmaint come CMMS (Sistema di Gestione della Manutenzione Computerizzata) per risolvere questi problemi chiave. La decisione è stata presa, tra gli altri, dal Responsabile del Reparto Manutenzione, Lech Ziółkiewicz , per risolvere efficacemente i principali problemi operativi.

Questa scelta è stata dettata principalmente dall’interfaccia intuitiva di QRmaint e dalla sua capacità di semplificare il processo di invio e gestione degli ordini di lavoro.

Le caratteristiche e i vantaggi principali che hanno spinto Asprod a scegliere QRmaint sono:

• Gestione semplificata degli ordini di lavoro: QRmaint consente di creare e assegnare facilmente ordini di lavoro ai tecnici tramite dispositivi mobili.
• Documentazione completa: il sistema semplifica l’allegazione di foto, fatture e commenti dettagliati agli ordini di lavoro, fornendo una cronologia completa di ogni riparazione.

La nostra memoria è fallace, ma abbiamo qui, nero su bianco, alcune informazioni o foto che potrebbero esserci utili in futuro.

Agnieszka Stachowicz

Assistente ai sistemi di manutenzione

• Comunicazione migliorata: sebbene il sistema sia in fase di completa implementazione, l’obiettivo è che i dipendenti e i responsabili dei punti vendita segnalino direttamente i problemi tramite il sistema. L’obiettivo stesso era quello di eliminare la corrispondenza via email e velocizzare significativamente il processo di segnalazione. I responsabili interni stanno già utilizzando il sistema per la segnalazione.
• Supporto al controllo dei costi: QRmaint aiuta a controllare i costi consentendo il monitoraggio di componenti e spese. Tuttavia, Asprod integra questo sistema con un sistema esterno basato su Excel per un’analisi dei costi più dettagliata.
• Prioritizzazione e monitoraggio: il sistema consente di stabilire le priorità delle attività. Inoltre, aiuta a identificare apparecchiature o aree soggette a guasti frequenti e consente una pianificazione e una suddivisione efficiente degli interventi di manutenzione.
• Flusso di lavoro migliorato per i tecnici: i tecnici beneficiano di flussi di lavoro significativamente più rapidi rispetto ai metodi manuali. Inoltre, possono accedere a tutte le informazioni necessarie e documentare il proprio lavoro direttamente sui propri dispositivi mobili.

Risultati: miglioramenti misurabili e prospettive future

Dopo due anni di utilizzo di QRmaint, Asprod ha riscontrato miglioramenti misurabili nelle sue operazioni di manutenzione:

• Maggiore efficienza: la possibilità di registrare e accedere rapidamente alle informazioni ha migliorato significativamente il ruolo di Agnieszka Stachowicz, consentendole di ricordare facilmente situazioni passate e di accedere alla documentazione pertinente.

Il vantaggio principale per me sono gli allegati, a cui allego le scansioni, e i commenti, grazie ai quali ho informazioni aggiornate su ciò che accade allo stand. Questi suggerimenti provenienti dai commenti, che appaiono nel cloud, mi permettono di vedere cosa sta succedendo in tempo reale.

Agnieszka Stachowicz

Assistente ai sistemi di manutenzione

• Migliore gestione delle informazioni: un sistema centralizzato di allegati e commenti si è rivelato prezioso per i dati storici e le analisi.
• Maggiore visibilità: il sistema fornisce una chiara visibilità sullo stato degli ordini di lavoro (aperti, chiusi, in ritardo) e aiuta a identificare le aree critiche o le apparecchiature che richiedono attenzione immediata.
• Feedback positivo degli utenti: i tecnici addetti alla manutenzione hanno espresso soddisfazione per il sistema, sottolineando che velocizza e semplifica il loro lavoro rispetto ai tradizionali metodi cartacei.

Piani di sviluppo e integrazione per il sistema CMMS QRmaint in Asprod

Guardando al futuro, Asprod ha aspettative chiare per l’uso continuato di QRmaint:

• Implementazione completa del punto vendita: estendere la segnalazione diretta dei problemi a tutti i punti vendita è una priorità fondamentale per massimizzare l’efficienza e la velocità di risposta.
• Potenziale integrazione con un sistema di gestione del magazzino (WMS): Asprod sta valutando l’integrazione di QRmaint con il sistema di magazzino esistente di PSI per automatizzare la tracciabilità dei ricambi. Questa integrazione eliminerebbe la necessità di duplicazione manuale dei dati. Migliorerebbe inoltre significativamente l’efficienza nella gestione dell’inventario e dei costi di riparazione.

Asprod consiglia con entusiasmo QRmaint ad altre aziende manifatturiere come soluzione solida e conveniente per la gestione della manutenzione.

Il sistema QRmaint funziona benissimo per noi. Lo usiamo da due anni e ci semplifica davvero la vita. Possiamo facilmente recuperare le informazioni che ci servono perché tutto è salvato. Non dobbiamo ricordare i dettagli e la ricerca rapida per parole chiave, che si tratti di uno stand o di un’attrezzatura specifica, è un enorme vantaggio.

Agnieszka Stachowicz

Assistente ai sistemi di manutenzione

L’implementazione del sistema QRmaint ad Asprod, supervisionata da Lech Ziółkiewicz e attivamente supportata da Agnieszka Stachowicz, si è rivelata un passo fondamentale verso l’ottimizzazione della gestione della manutenzione. Il sistema QRmaint ha migliorato significativamente la comunicazione e il monitoraggio dei guasti. Il sistema ha fornito l’accesso alle informazioni necessarie, il che si è tradotto in significativi vantaggi operativi.

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